Où travailler dans un an, et dans trois ans ? Pour une entreprise qui grandit vite, la réponse est rarement évidente. Or un bail classique impose de s’engager sur plusieurs années.
C’est la situation qu’a connue Alma, leader français du paiement fractionné, à Lille. L’entreprise a ouvert son bureau lillois avec Hiptown en juillet 2021. Elle comptait alors 7 collaborateurs. Ils sont aujourd’hui plus de 90.
Voici comment l’entreprise a fait évoluer ses bureaux au rythme de son développement, et ce que cela change au quotidien.
Un engagement long face à un besoin qui change
Au moment de faire évoluer son bureau, Alma a reçu des propositions de baux commerciaux de 3, 6 ou 9 ans. Le problème n’était pas le prix. Il tenait à l’impossibilité d’anticiper.
« Même à trois ans, il était compliqué d’anticiper notre besoin. Ce qui comptait pour nous, c’était de pouvoir faire évoluer notre bureau en fonction de notre développement. »
Édouard, Customer Operations Manager chez Alma
Regardez le témoignage d’Édouard, Customer Operations Manager chez Alma, en vidéo
Signer pour trop petit oblige à déménager vite. Signer pour trop grand revient à payer des mètres carrés vides. Dans les deux cas, l’entreprise supporte un risque qu’elle ne maîtrise pas. Pour une équipe qui passe de quelques personnes à plusieurs dizaines en peu de temps, ce risque devient très concret : un engagement pris pour 7 personnes ne convient plus six mois plus tard.
Un bail commercial de 3, 6, 9 ans fixe un cadre sur de longues périodes. C’est un atout quand l’activité est stable et que l’on connaît ses besoins. C’est une contrainte quand l’effectif double en un an, que les équipes changent d’organisation ou que l’entreprise ouvre de nouveaux métiers.
Pour Alma, il s’agissait donc de trouver un cadre qui accepte l’incertitude, plus que de gagner quelques mètres carrés. C’est ce critère qui a fait la différence. La flexibilité est ce qui a convaincu Alma de choisir Hiptown.
De 7 à 90 collaborateurs : la croissance d’Alma accompagnée par Hiptown
| Période | Effectif | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Juillet 2021 | 7 personnes | Alma ouvre son bureau lillois à Hiptown Euratechnologies |
| 2022 | L’équipe passe de 20 à 40 personnes | Changement de plateau, dans le même immeuble |
| 2023 | Plus de 90 collaborateurs | Déménagement vers un bureau plus grand, aménagé sur mesure |
L’effectif d’Alma a été multiplié par près de treize. La flexibilité de l’offre Hiptown a permis à l’entreprise de changer d’espace en 2023, avec un accompagnement de l’équipe du site à chaque étape de son développement.
Ce que la trajectoire d’Alma montre
Le besoin change de nature, pas seulement de taille. Passer de 20 à 40 personnes, puis à plus de 90, ne demande pas la même organisation : plus de salles de réunion, des espaces communs, une circulation différente.
Anticiper n’est pas toujours possible, et Alma n’aurait pas pu prévoir en 2021 son effectif de 2023. Un cadre qui laisse la possibilité d’évoluer protège de cette incertitude. Le lieu compte aussi pour les équipes. Au-delà du prix et de la surface, c’est la qualité du lieu au quotidien que les collaborateurs remarquent en premier.
Ce que la flexibilité a permis concrètement
En 2023, après une forte croissance de ses effectifs, Alma a déménagé vers un espace d’une centaine de postes. Ce changement de taille a été accompagné de près par l’équipe du site : tout a pu être personnalisé, dans le cadre d’une option sur mesure, plutôt que de s’installer dans un espace livré tel quel.
L’aménagement des espaces de travail répond à des usages précis. D’un côté, l’entreprise a récupéré quatre salles de réunion et un espace commun avec cuisine. De l’autre, l’ensemble des bureaux est organisé en open space, complété par de plus petites salles de réunion. Les équipes d’Alma se disent aujourd’hui très satisfaites de ces bureaux personnalisés pour répondre à leurs besoins.
Une charge mentale déléguée
Gérer un bureau demande du temps, souvent plus qu’on ne l’imagine. Il faut suivre les contrats d’énergie et d’internet, veiller au bon fonctionnement de la climatisation et du chauffage, approvisionner les produits du quotidien, trouver le bon interlocuteur à chaque imprévu. Mis bout à bout, ces sujets représentent une vraie charge mentale pour une équipe dont ce n’est pas le métier.
Pour une équipe qui grandit vite, ce point pèse plus qu’il n’y paraît. Chaque sujet de gestion que l’entreprise n’a pas à traiter elle-même libère du temps pour son métier, et évite qu’un office manager ou un manager se retrouve à gérer des prestataires à la place de son équipe.
Être accompagné, pas seulement logé
Au-delà des locaux, c’est l’équipe du site qui fait la différence pour les équipes d’Alma. Elle reste joignable tout au long de la journée, par WhatsApp comme par Slack, avec une grande réactivité. Elle adresse aussi aux managers un récapitulatif de fin de semaine sur la vie du bureau, et partage les événements organisés sur le site ou dans la métropole lilloise.
« Quand nos collègues de Paris viennent ici, la première chose qu’ils nous disent, c’est : “Waouh, qu’est-ce que vous êtes bien dans ce bureau !” Pour nous, c’est vraiment un gage de qualité. Mais au-delà des murs, ce qui fait la différence, ce sont les équipes Hiptown. Tout est dans le détail. »
Édouard, Customer Operations Manager chez Alma
La qualité d’un bureau ne dépend pas seulement de sa surface. Elle tient aussi à la façon dont les demandes sont traitées au quotidien. Les équipes d’Alma apprécient que l’équipe du site cherche des solutions à leurs besoins, au-delà de la simple mise à disposition de postes, et ne se sentent pas comme un client parmi d’autres.
Cette relation prend de l’importance lors des changements d’espace. Un déménagement oblige à définir le nombre de postes, à répartir salles de réunion, espaces communs et open space, à coordonner l’aménagement et à organiser la transition d’un lieu à l’autre. Pour une entreprise en croissance, ces sujets arrivent souvent en même temps que les recrutements, sans toujours d’équipe dédiée pour les porter.
Hiptown accompagne les déménagements et conçoit des espaces sur mesure. Chez Alma, cela s’est traduit en 2023 par un espace personnalisé plutôt que livré tel quel, avec une organisation pensée pour les usages de l’entreprise.
Avoir un interlocuteur qui connaît déjà l’entreprise permet aussi de ne pas repartir de zéro. Les besoins n’ont pas à être réexpliqués à chaque étape, et le nouvel espace peut s’appuyer sur la façon dont l’ancien était utilisé. Un changement d’espace reste un projet à anticiper, mais il devient plus simple à préparer lorsque le contexte est déjà partagé.
Comment savoir si une offre flexible vous convient ?
Le cas d’Alma ne vaut pas pour toutes les entreprises. Un bail classique reste pertinent quand l’effectif est stable et que l’on souhaite aménager ses locaux de A à Z. Hiptown propose, selon l’étape de l’entreprise, des bureaux privatifs à partir de 2 postes et des plateaux indépendants à partir de 10 postes.
Dans les autres cas, cinq questions aident à trancher.
- Votre effectif dans deux ou trois ans est-il prévisible ? Si la réponse est non, évitez les engagements longs. Une croissance rapide ou une activité en transformation rend les prévisions fragiles.
- Votre site propose-t-il plusieurs surfaces ? C’est ce qui permet de s’agrandir sans changer d’interlocuteur et sans repartir de zéro dans une recherche de locaux.
- Pouvez-vous adapter l’espace à vos usages ? Salles de réunion, espaces communs, open space : tout n’est pas toujours modifiable. Mieux vaut le savoir avant de signer.
- Qui gère le quotidien ? Services, énergie, internet : mieux vaut savoir ce qui est délégué, et à qui s’adresser en cas de problème.
- Comment peut-on joindre l’équipe en cas de besoin ? La réactivité se vérifie dans les canaux utilisés au quotidien, et dans le temps de réponse réel.
Vous anticipez une forte croissance de vos équipes ? Contactez Hiptown pour identifier un espace qui peut évoluer avec vous, quels que soient vos besoins.
