Le bureau opéré ou clé main : définition et usages

Du côté des entreprises le constat suite à la crise du covid et aux nouveaux modes de travail est sans appel.

Il faut flexibiliser son immobilier pour gagner en agilité et donc en résilience.

Les crises s’accélèrent, le business connaît des temps courts, les métiers changent en permanence, mais l’immobilier est encore dans les temps longs avec des baux inflexibles, dégarnis de fonctionnalités, décorrélés de la réalité.

Les entreprises recherchent aujourd’hui un espace de travail qui leur ressemble, qui les motive, qui conditionne leur productivité et où ils pourront notamment évoluer dans les meilleures conditions possibles. En effet, que l’on soit en croissance avec une vision complexe des besoins RH et des services généraux et de son équivalent bureau à court terme, ou en décroissance avec un objectif de réduire les coûts en adaptant son empreinte immobilière. Il est parfois compliqué d’adapter les murs à l’usage en temps réel… sauf que…

Sauf qu’il existe de nombreuses solutions pour flexibiliser d’avantage la dépense immobilière : bureaux flexibles, coworking, bureaux opérés ou clés en main (BOP) etc.

Bureau opéré [n.m] [byʁo] [ɔpeʁe] : espace de travail indépendant privatif  et entièrement aménagé proposant de nombreux avantages et services en contrat de prestation de services

Synonymes : Bureau Clef en main, espace privatif, centre de coworking privé

Et en détail :

Opérés ou clé en main, les bureaux flexibles Hiptown sont des espaces tout équipés, privatifs avec tous les services intégrés. Pas de bail commercial, un contrat de prestation de service qui inclut l’espace, son aménagement, le contrôle d’accès, les assurances, le mobilier, le ménage, internet, les services complémentaires comme le café et tisanerie, conciergerie, animation etc) ainsi que la possibilité d’ajuster les surfaces à la hausse ou à la baisse. En deux mots ce sont tous les avantages d’un centre d’affaires, de coworking ou de bureaux flexibles mais en mode privatif et aux couleurs de l’entreprise locataire, une forme de marque blanche qui répond au besoin de “faire société” et de se sentir bien chez soi.

Un seul contrat de prestation de service qui comprend :

• Loyer
• Taxes
• Impôts (sur la surface)
• Électricité
• Chauffage
• Assurance
• Mobilier
• Équipement
• Décoration
• Internet
• Ménage
• Maintenance
• Consommables de cafeteria
• Signalétique

Et bien-sur une seule facture à la fin du mois qui prend tout en compte.

L’impact est important sur les opérations, en effet l’entreprise n’a plus qu’à se consacrer sur son activité et la réalisation de son projet. L’opérateur s’occupe de tout le reste.

D’ailleurs certains opérateurs comme Hiptown vont plus loin en accompagnant les décideurs dans la recherche des locaux, bureaux répondant à leurs besoins, en co-conception de l’espace à quatre mains en fonction des spécificités métiers de l’entreprise, en aménageant les espaces avec une charte et un mobilier à faible impact environnemental, ainsi qu’en opérant au jour le jour avec une disponibilité, une écoute et une pro-activité sans pareil.

Tous les types d’entreprises ont intérêt à passer par les bureaux opérés ou clé en main

Qui peut louer un bureau opéré en France aujourd’hui ?

On peut avoir recours à la location d’un bureau clés-en-main selon différentes situations :

• lors d’une croissance importante pour développer rapidement son espace et ses bureau en fonction de ses besoins et consacrer ses forces vives au cœur du métier de l’entreprise et laisser gérer les sujets opérationnels à l’opérateur ou l’exploitant
• lorsque l’on souhaite se consacrer pleinement à ses activités cœur de métier, et laisser la gestion immobilière, d’exploitation / gestion et environnement de travail à des spécialistes éprouvés dont c’est le métier
• durant des périodes de transitions de moyennes durées, comme des fins de bail à gérer, vers un espace de travail, avant d’emménager dans des locaux non terminés,
• pour les entreprises les plus jeunes, sortant d’incubateur, de coworking ou d’autres structures d’accompagnement qui ne possèdent pas beaucoup d’actifs ni de moyens et encore moins des équipes non structurées pour gérer ce genre de projet qui peut s’avérer parfois complexes
• lors de l’implantation d’une business unit d’un groupe ou d’une équipe projet en région sur Marseille, Bordeaux, Lyon, Lille, Nantes, Rennes, Toulouse, Montpellier, Luxembourg, Paris, etc
• Ou encore, pour simplifier son installation et échapper à la gestion de projet interne, souvent lourde et inerte !

Les entreprises ayant recours à cette offre se libèrent ainsi de l’ensemble des aspects administratifs, et ont la possibilité de moduler la taille de leurs espaces à la hausse ou à la baisse, etc.

• Société de conseil ou d’audit sur des missions à moyen terme dans les grandes villes de France à proximité des hubs de transports comme les gares SNCF, les gares routières, les aéroports…
• Les startup et jeunes entreprises innovantes en pleine structuration de leurs produits, de leurs offres et de leurs équipes.
• Les sociétés dans la cyberdéfense, le SEO, le conseil en innovation, en digital, en développement informatique.
• Les TPE et PME en croissance… ou décroissance… pour mieux accélérer ou optimiser sa reprise dans de bonnes conditions
• Les agences digitales et créatives qui ont besoin d’espaces modernes et inspirants
• Les business units supports déployées en région qui ont besoin d’un espace fonctionnalistes à un coût concurrentiel
• Les agences régionales ou départementales qui souhaitent avoir un pied à terre à leurs couleurs sans pour autant passer par une gestion de projet complexe

Le bureau opéré connait un véritable BOOM dans toute la France

Nous avons volontairement mis des lapins pour apporter un peu de fraîcheur à un sujet très sérieux

Le bureau opéré conçu, tel que défini par les équipes Hiptown est un produit particulièrement adaptable et scalable à quasiment tous les types d’actifs et permet une mise en opération extrêmement rapide (de 2 semaines à 3 mois max en fonction du tirage de la Fibre sur Paris par ex).

Le cahier des charges type des actifs BOP est :

• Villes : 10 principales métropoles françaises et au-delà pour porter les dynamiques économiques locales.
• Localisations prioritaires : Les centres villes, les gares, les métros, les hub tertiaires et technopôles d’excellences portées par des thématiques fortes. La
• bonne localisation est finalement celle que l’entreprise partenaire aura en tête pour son ses équipes et son produit. Plus de limite tant qu’il y a un projet viable.
• Surfaces cibles : de 200 m² à 2.000 m², principalement réparties en plateau moyen de 250 m² à 600 m² plutôt qu’un grand plateau unique. Pour accompagner la croissance des entreprises, Hiptown pourra en complément prendre en droit de premier refus un plateau complémentaire en option.
• Etat des locaux : neufs, rénovés ou en état correct d’usage moyennant un léger rafraîchissement.
• Services à la carte : café, conciergerie, offres F&B, événementiel, fitness, stationnement selon les besoins clients.

En général les biens les plus demandés sont des surfaces entre 300 et 1.500m2 à proximité des gares ou des centres villes avec une base servicielle en RDC qui peut être opérée par Hiptown en fonction de son empreinte sur l’asset (10-30% des surfaces totales).

Ces surfaces peuvent nécessiter un rafraichissement mais ne doivent pas imposer une restructuration complète. Le but étant de répondre à un besoin urgent dans des délais courts. La flexibilité impose d’avoir des surfaces quasi prêtes à l’emploi.

D’après les différentes données que nous avons pu récolter sur le terrain dans les différentes villes  où nous sommes exploitants depuis 2021 (attention aux chiffres et data annoncés par les plateformes de commercialisation comme Ubiq ou Workinspace) une surface se louent 1,6 à 2 fois plus cher qu’un espace avec un bail commercial classique.

Mais il faut garder en tête que dans ce coût de prestation de service « tout compris » cela comprend :

• la négociation avec le bailleur (loyer, engagement) mais c’est Hiptown qui porte le bail et non VOUS !
• la conception de l’espace (programmation, cloisons, design, build)
• le mobilier de bureau (poste de travail et salle de réunion, télévision, etc)
• le mobilier des salles de vie (cuisine, salons, accueil)
• les services de nettoyage de tout le plateau (1 fois par jour les cuisines et toilettes, 2 fois par semaines les bureaux)
• de sécurité et contrôle d’accès de l’immeuble et du plateau
• des services informatiques dont le wifi, le réseau RJ45, les imprimantes, les vidéoprojecteurs, les télévisions
• les charges (électricité, ménage, taxes, impôts, etc)
• le café, le thé et tout ce qui va avec
• un office manager dédié ou non en fonction de la taille de l’espace

Il est bon de savoir que souvent, le prix de la location d’un bureau opéré est calculé au poste et non pas au mètre carré, à la différence des contrats classiques. À Paris, le prix moyen d’un bureau opéré est de 965€ par m2 par an et de 750€ par poste par mois, alors que dans les grandes villes de France comme Lyon, Lille, Marseille, Rennes, Nantes, Bordeaux, Nantes, Toulouse le prix est de 450€ par m2 par an et de 350€ par poste par mois.

Le bureau opéré (BOP) / clé en main est clairement le relais de croissance de l’immobilier de bureau de ces 10 prochaines années car il matche le besoin actuel des entreprises avec les contraintes des investisseurs.
Le BOP est le maillon manquant de la chaîne de valeur immobilière qui se réinvente au quotidien pour trouver des solutions.

Des capacités inégales à des catégories d’acteurs à répondre aux mutations du marché

Le BOP est le dénominateur commun de la relation Bailleurs/Preneurs. Les premiers en quête de commercialisation et les seconds en recherche d’accélération ou de simplification du quotidien.

Evolution du poids des recettes de la location (bureaux ouverts ou fermés)
(Unité : part en % du total des recettes.)

Aujourd’hui sur l’ensemble du réseau Hiptown, la part des recettes des bureaux fermés, dédiés, privés représente plus de 85% du chiffre d’affaires et est en augmentation constante avec la part du bureau opéré / clé en main qui devient majoritaire.
Le cycle de vie des différentes offres de bureaux flexibles
Source : Xerfi : étude sur le bureau serviciel et l’avenir de l’immobilier flexible

1. Les bureaux opérés réunissent les mêmes avantages qu’un espace hybride : mixité des espaces, des services et des profils, flexibilité contractuelle, programmation et aménagement, etc
2. Ils se positionnent en tant que tiers de confiance aux propriétaires et utilisateurs pour la valorisation d’espaces inoccupés et apportent une offre différenciante sur un marché de plus en plus concurrentiel, l’adresse ne fait plus tout.
3. L’installation d’un acteur comme Hiptown est très agile, d’une petite surface de bureaux flexibles, à une grande partie de l’asset en bureau opéré et jusqu’à lui confier la gestion de tout l’immeuble (avec des Assets Managers comme le groupe La Française) : rapprochement du réseau de prestataires du groupe, placement d’une partie des occupants de l’immeuble dans le cadre du flex office, usage libre, etc.
4. Les services de bureaux opérés, clé en main ou encore Asset Management Light peuvent très bien se coupler avec un service plus général d’hospitalité sur l’ensemble de l’asset, gage d’attractivité dans les immeubles de bureaux traditionnels.
5. Suite à la crise les services aux occupants doivent se réinventer, le bureau opéré / clé en main ou même de l’Asset Management avec l’offre Hiptown for La Française répond à cela avec un nouveau modèle financier et une approche expérience cohérente sur l’ensemble du l’asset.

Voici en quelques lignes (pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous demander directement on se fera un plaisir de vous présenter la méthode)

• Prise de brief des besoins généraux, contraintes, besoins stratégiques (recrutement, accessibilité, réduire les frais, flagship, temporalité, métier)
• Proposition d’adresses, de surfaces et de concepts
• Proposition financière globale
• Co-conception avec les équipes
• Aménagement
• Déménagement
• Installation
• Lancement / Opening Party

Durée de mise en place de 2 semaines à 3 mois max.

Accès au meilleur stock d’immeubles et d’espaces de travail flexibles au niveau national (Top 10 proprio / asset managers)

Nous dealons de façon journalière avec les plus grands foncières et assets managers de France et d’Europe avec un accès direct et en temps réel à leurs stocks.

Ils nous connaissent et sont déjà rompus à nos méthodes de travail et nos points de négociation ce qui permet de réduire considérablement les temps de négociation sur des temps qui parfois peuvent être longs. (nous avons déjà pré-négocié les baux, les services, les charges, etc)

Approche fonctionnaliste et fondamentaliste (nous faisons simple mais bien et dans les temps)

Nous ne ne sommes là pour vendre du rêve, on est là pour que vous et vos équipes bossent dans les meilleures conditions, du confort, du calme, un gros wifi, un bon café, et du bien-être.

D’ailleurs le bureau opéré répond à 4 problématiques fondamentales des entreprises d’après une étude de la plateforme bureau-opere.com :

1. L’efficacité économique et opérationnelle
2. La qualité de vie au travail
3. La marque employeur
4. L’impact environnemental

Catalogue opérationnel et niveau d’attente servicielle, on propose un catalogue prêt à l’emploi, prêt à livrer, vous n’avez plus qu’à choisir les meubles, chaises, pièces qui vous conviennent… et le tout toujours avec notre politique de diminution de l’impact environnemental  et bas carbone de notre métier.

En effet Hiptown est considéré comme le leader des espaces écolos en France nous privilégions la réutilisation de mobilier 2nd main, le réemploi du maximum du mobilier. Cela nous permet aujourd’hui en moyenne sur nos sites d’économiser l’extraction de 2,7 Kg de matière première par m² et la production de 11,8 Kg de CO2 par m²

En fonction de vos envies, de vos besoins et de votre budget on vous propose des prestations adaptées avec différents niveaux d’offres de l’exclusive à la fonctionnaliste.

Nous avons une grande expérience dans la gestion de bureau puisqu’aujourd’hui Hiptown c’est plus de 28 centres et bureaux opérés / clé en main partout en France. Notre exigence du produit et notre obsession de l’expérience et de la satisfaction client nous permettent aujourd’hui d’être l’opérateur le mieux noté sur Google partout en France, allez voir par vous même.

Nous sommes très fiers de notre produit et de notre marque mais pour autant c’est avant tout vos bureaux ! Et c’est pourquoi nous mettons à disposition des espaces en “marque blanche” où nous n’y imposons pas un cahier des charges conceptuel fort. C’est votre espace, votre équipe, vos couleurs.

Notre grande expérience de la chaîne de valeur immobilière Propriétaire / Asset Managers / Property Manager / Facility Manager / Opérateur / prestataires (plus de cowboys que d’indiens) divers nous a permis de constater que la gestion de bureaux est très complexe, chronophage et inadaptée, c’est un métier à part entière qui nuit à la productivité des entreprises, c’est pour cela que nous mettons à disposition de nos clients un Account Manager Hiptown dédié qui est le contact unique pour toutes les demandes

Hiptown a accompagné Keley Consulting société spécialisée en innovation digitale dans la mise en place de leurs bureaux opérés sur le site de Hiptown Bourse Grands boulevards.
550m2 entièrement conçus, aménagés et gérés par Hiptown, pour en savoir plus ça se passe ici =>