L’open space est devenu un symbole des espaces de travail modernes, vanté pour sa capacité à stimuler la collaboration et à réduire les coûts immobiliers. Pourtant, son impact sur la productivité et le bien-être des salariés reste ambigu. Si certains y voient un temple de l’innovation où les idées circulent librement, d’autres dénoncent un environnement bruyant et stressant, nuisant à la concentration et à la santé mentale. Entre avantages collaboratifs et défis managériaux, comment concilier les exigences de performance avec le confort des équipes ? Cet article explore les mécanismes qui influencent la productivité en open space, analyse ses effets contrastés sur les salariés, et propose des solutions concrètes pour en optimiser les bénéfices tout en limitant ses inconvénients.

Open space : promesse de collaboration ou piège à concentration ?

À l’origine, l’open space a été conçu pour briser les silos hiérarchiques et favoriser les échanges spontanés. En supprimant les cloisons, les entreprises misent sur une meilleure communication, une résolution plus rapide des problèmes et une culture d’équipe renforcée. Les études montrent d’ailleurs que 92 % des salariés en open space bénéficient d’une aide plus fréquente de leurs collègues, un atout majeur pour les projets nécessitant une co-création ou des brainstormings réguliers.

Pourtant, cette proximité forcée a un revers : le bruit ambiant, les interruptions constantes et le manque d’intimité peuvent transformer l’espace de travail en source de stress chronique. Selon la Dares, les salariés en open space sont 34 % plus susceptibles d’être absents pour raisons médicales que ceux en bureaux fermés, un chiffre qui interroge sur le coût humain de ces aménagements. La productivité n’est pas qu’une question de mètres carrés optimisés : elle dépend aussi de la capacité des employés à se concentrer sans être constamment sollicités.

Le paradoxe est là : l’open space facilite la collaboration, mais entrave les tâches individuelles nécessitant une attention soutenue. Par exemple, dans une PME comme StartCo, les équipes ont constaté que les réunions improvisées boostaient la créativité, tandis que la rédaction de rapports prenait jusqu’à 40 % de temps en plus en raison des distractions. Ce déséquilibre soulève une question cruciale : comment concevoir un open space qui serve à la fois la collectivité et l’individu ?

Les caractéristiques clés qui définissent un open space

Un open space se reconnaît à plusieurs éléments structurels :

L’absence de cloisons fixes : remplacées par des meubles modulables (benchs, tables partagées, sièges design), ces espaces sont pensés pour être reconfigurables selon les besoins. Cette flexibilité permet d’adapter rapidement l’environnement aux projets en cours, mais elle peut aussi créer une impression d’instabilité pour certains salariés.

La densité accrue : en moyenne, un open space permet de réduire de 20 à 30 % la surface allouée par employé par rapport à des bureaux individuels. Une économie non négligeable pour les entreprises, mais qui se traduit souvent par un sentiment d’entassement, surtout dans les grandes métropoles où le prix du mètre carré est élevé.

La visibilité totale : si elle favorise la transparence et la réactivité, elle expose aussi les salariés à une surveillance perçue, source d’anxiété pour certains. Sans espaces privatifs, les conversations confidentielles ou les moments de décompression deviennent difficiles à gérer.

Enfin, l’acoustique est un paramètre souvent sous-estimé. Dans un open space, le niveau sonore peut facilement dépasser 55 décibels (équivalent à une conversation animée), un seuil au-delà duquel la concentration et la mémoire à court terme commencent à décliner. Des solutions existent, comme les panneaux acoustiques ou les revêtements absorbants, mais elles sont encore trop peu déployées.

Collaboration vs. concentration : un équilibre difficile à trouver

L’un des principaux arguments en faveur des open spaces est leur capacité à stimuler l’innovation grâce aux échanges informels. Une étude de Harvard a révélé que les employés en espace ouvert ont 70 % plus de interactions que ceux en bureaux fermés, ce qui se traduit par une meilleure circulation de l’information et une résolution plus rapide des blocages. Les jeunes générations, en particulier, apprécient cette dynamique collaborative, qui correspond à leurs attentes en matière de travail d’équipe et de flexibilité.

Cependant, cette hyper-connexion a un prix : les interruptions. Une enquête menée par l’Université de Californie a montré qu’un employé est interrompu en moyenne toutes les 11 minutes en open space, et qu’il lui faut ensuite 23 minutes pour retrouver son niveau de concentration initial. Pour les métiers exigeant une forte concentration (développeurs, analystes, rédacteurs), ce morcellement du temps de travail peut réduire la productivité de jusqu’à 60 %.

Autre problème majeur : le bruit. Contrairement aux idées reçues, ce n’est pas tant le volume sonore qui pose problème, mais sa variabilité. Une conversation téléphonique soudaine ou un éclat de rire peuvent briser la concentration bien plus qu’un fond sonore constant. Les open spaces mal conçus amplifient ce phénomène, avec des réverbérations qui rendent les échanges difficilement intelligibles à distance. Résultat : les employés doivent faire plus d’efforts pour se concentrer, ce qui augmente leur fatigue cognitive en fin de journée.

Enfin, l’open space peut exacerber les inégalités entre les métiers. Les commerciaux ou les chefs de projet, habitués aux interactions, s’y épanouissent souvent, tandis que les développeurs ou les comptables, dont le travail demande du calme, peuvent y souffrir. Une agence marketing a ainsi observé que ses créatifs gagnaient en inspiration grâce aux échanges, alors que ses rédacteurs voyaient leur rendement chuter de 30 % à cause des interruptions.

L’impact sur la santé mentale et la satisfaction au travail

Au-delà de la productivité, l’open space a des conséquences directes sur le bien-être des salariés. La Dares souligne que les employés en espace ouvert déclarent plus de douleurs physiques (maux de tête, troubles musculo-squelettiques) et un risque accru de dépression par rapport à ceux en bureaux fermés. Plusieurs facteurs expliquent ce phénomène :

Le manque d’intimité : ne pas avoir d’espace personnel peut générer un sentiment de vulnérabilité, surtout pour les tâches sensibles ou les appels privés. Une entreprise de service client a dû réintroduire des cabines téléphoniques après avoir constaté une baisse de 20 % de la satisfaction au travail, ses employés se sentant « exposés en permanence ».

La surveillance implicite : même sans intention managériale, le fait d’être constamment visible peut créer une pression psychologique. Certains salariés rapportent se sentir « jugés sur leur présence » plutôt que sur leurs résultats, ce qui nourrit un stress inutile.

Les variations de température et la propagation des virus : les open spaces, souvent climatisés de manière uniforme, sont propices aux conflits thermiques (« trop chaud » vs. « trop froid ») et aux épidémies de grippe, avec un taux d’absentéisme qui peut augmenter de 15 % en période hivernale.

Enfin, l’émoussement du sens du travail est un risque réel. Quand les interactions deviennent trop fréquentes, certaines tâches peuvent perdre leur valeur perçue. Un salarié sur trois en open space déclare avoir « l’impression de passer son temps en réunions ou à répondre à des sollicitations », au détriment de son travail profond.

Aménagements et bonnes pratiques pour optimiser l’open space

Face à ces défis, des solutions existent pour transformer l’open space en un environnement à la fois collaboratif et respectueux du bien-être. L’enjeu est de créer des zones différenciées qui répondent aux différents besoins des salariés, tout en maintenant une cohérence d’équipe. Voici les pistes les plus efficaces, testées par des entreprises de tous secteurs.

Zoner l’espace pour concilier collaboration et concentration

La clé réside dans la segmentation intelligente de l’espace. Plutôt que d’imposer un environnement uniforme, les entreprises performantes créent des zones dédiées :

Les « zones jaunes » (collaboration) : espaces ouverts avec des tables de réunion informelles, des tableaux blancs et des sièges modulables pour les brainstormings ou les points rapides. Idéal pour les équipes projet ou les métiers créatifs.

Les « zones bleues » (concentration) : espaces calmes, équipés de panneaux acoustiques, de bureaux individuels temporaires ou de cabines insonorisées pour les tâches exigeant du focus. Une PME a ainsi enregistré une hausse de 25 % de la productivité sur les tâches écrites après avoir instauré ces zones.

Les « zones vertes » (décompression) : espaces de détente avec des fauteuils confortables, une lumière tamisée et éventuellement de la végétation pour les pauses ou les appels personnels. Ces espaces réduisent le stress accumulé et améliorent la créativité.

Pour aller plus loin, certaines entreprises adoptent le modèle des « bureaux opérés », comme ceux proposés par Hiptown, qui offrent des espaces flexibles et clés en main, incluant des services complémentaires (gestion des flux, maintenance, aménagements sur mesure) pour une productivité optimale.

Investir dans l’acoustique et l’ergonomie

Le confort physique et sonore est un levier souvent sous-estimé. Pourtant, des aménagements ciblés peuvent réduire la fatigue et booster la concentration :

L’acoustique :

• Panneaux absorbants : placés aux murs ou au plafond, ils réduisent les réverbérations et le bruit ambiant.
• Cabines téléphoniques : indispensables pour les appels sensibles ou les visio-conférences.
• Musique d’ambiance : une playlist douce (sans paroles) peut masquer les conversations parasites. Pour en savoir plus sur l’impact de la musique au bureau, consultez cet article.

L’ergonomie :

• Bureaux réglables en hauteur : pour alterner entre positions assise et debout, réduisant les troubles musculo-squelettiques.
• Sièges ergonomiques : avec un soutien lombaire et des accoudoirs ajustables.
• Éclairage adaptable : des lampes individuelles pour éviter les reflets sur les écrans et les maux de tête.

Ces aménagements, bien que représentant un coût initial, se révèlent rentables à long terme : une étude de Steelcase montre que les entreprises investissant dans l’ergonomie voient leur productivité augmenter de 17 % et leur absentéisme diminuer de 25 %.

Instaurer des règles et une culture du respect

Même avec un aménagement optimal, l’open space ne fonctionne que si les comportements individuels sont alignés sur des règles communes. Voici quelques bonnes pratiques à adopter :

Les « quiet hours » : des plages horaires (par exemple, 9h-11h) où les interruptions sont limitées au strict nécessaire, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches complexes.

Les signaux visuels : des panneaux « Ne pas déranger » ou des casques audio comme indicateur de disponibilité. Certaines entreprises utilisent même des feux tricolores (vert = disponible, rouge = en concentration).

La gestion des appels : regrouper les employés qui passent beaucoup de temps au téléphone dans une zone dédiée pour éviter de perturber les autres.

L’hygiène et l’organisation : définir des règles claires sur le rangement des affaires personnelles, la propreté des espaces communs et l’utilisation des équipements (imprimantes, salles de réunion).

L’idéal est d’impliquer les salariés dans l’élaboration de ces règles, via des ateliers participatifs ou des enquêtes internes. Une approche bottom-up garantit une meilleure adhésion et réduit les conflits. Pour des conseils sur la manière d’bien aménager ses bureaux, des experts partagent leurs retours d’expérience.

Former les managers et les équipes

Le succès d’un open space dépend aussi de la culture d’entreprise et du management. Les managers doivent être formés pour :

Gérer les conflits : les frictions interpersonnelles sont plus fréquentes en open space. Une formation à la médiation et à la communication non violente peut désamorcer les tensions.

Encourager la flexibilité : permettre aux employés de choisir leur poste en fonction de leurs tâches (espace collaboratif pour les réunions, zone calme pour le travail solo) et d’alterner avec le télétravail quand nécessaire.

Mesurer l’impact : suivre des indicateurs clés comme le taux d’absentéisme, le temps moyen sans interruption ou la satisfaction au travail (via des enquêtes régulières). Ces données permettent d’ajuster l’aménagement en temps réel.

Les formations continues sur le travail en open space sont également cruciales. Elles peuvent aborder :

• Les techniques de concentration (méthode Pomodoro, gestion des priorités).
• Les bonnes pratiques de communication (comment interrompre poliment, quand utiliser les canaux asynchrones comme Slack ou les emails).
• La gestion du stress et la prévention des risques psychosociaux.

Une entreprise comme celle-ci a mis en place un programme de formation spécifique pour ses managers, incluant des simulations de conflits et des ateliers sur l’aménagement d’espaces. Résultat : une baisse de 40 % des plaintes liées au bruit et une amélioration de 15 % de la productivité.

Quand l’open space ne convient pas : alternatives et hybridation

Malgré tous les aménagements possibles, l’open space n’est pas adapté à toutes les personnalités, tous les métiers ou toutes les cultures d’entreprise. Certaines situations nécessitent des solutions alternatives ou une approche hybride.

Les métiers et personnalités incompatibles avec l’open space

Certains postes exigent un niveau de concentration ou de confidentialité difficilement compatible avec un environnement ouvert :

Les développeurs et data scientists : leur travail demande des périodes de focus ininterrompues (parfois plusieurs heures). Une étude de Microsoft a montré que les ingénieurs en open space mettaient 30 % plus de temps à résoudre des problèmes complexes que leurs homologues en bureaux fermés.

Les comptables et juristes : la manipulation de données sensibles ou de documents confidentiels rend nécessaire un espace sécurisé et privé.

Les introvertis : selon Susan Cain, auteure de Quiet: The Power of Introverts, les personnalités introverties ont besoin de temps seul pour recharger leurs batteries. Un open space bruyant peut les épuiser émotionnellement et réduire leur créativité.

Les seniors : les employés de plus de 50 ans, souvent habitués à des bureaux individuels, peuvent vivre le passage à l’open space comme une dégradation de leurs conditions de travail, surtout s’ils occupent des postes à haute responsabilité.

Les alternatives à l’open space pur

Plusieurs modèles permettent de concilier les avantages de l’open space avec les besoins d’intimité :

Le « flex office » intelligent : les employés n’ont pas de poste attitré, mais peuvent choisir chaque jour entre des espaces collaboratifs, des bureaux fermés ou des zones calmes. Ce système, couplé à une réservation via une appli, évite la surpopulation et permet à chacun de trouver un environnement adapté à ses tâches.

Les « activity-based working » (ABW) : le bureau est découpé en plusieurs types d’espaces (salles de réunion, coins détente, boxes téléphoniques, espaces de concentration), et les salariés choisissent où travailler en fonction de leur activité du moment. Une banque néerlandaise a adopté ce modèle et observé une hausse de 20 % de la satisfaction au travail.

Le télétravail partiel : permettre aux employés de travailler 2 à 3 jours par semaine à distance peut compenser les inconvénients de l’open space. Les tâches nécessitant de la concentration (rédaction, analyse, programmation) sont réalisées à domicile, tandis que les jours en présentiel sont consacrés aux réunions et collaborations.

Les « bureaux opérés » : une solution clé en main où l’entreprise loue des espaces déjà aménagés et gérés par un prestataire, avec des services inclus (nettoyage, maintenance, gestion des flux). Cela permet de bénéficier d’un environnement optimisé sans avoir à gérer les contraintes logistiques. Pour en savoir plus, découvrez comment ces espaces peuvent booster votre productivité.

Quand repenser entièrement l’aménagement ?

Si, malgré toutes les adaptations, l’open space reste source de mécontentement ou de baisse de productivité, il peut être temps de revoir la copie. Voici les signes qui doivent alerter :

Un turnover élevé : si les départs se multiplient, surtout parmi les talents clés, l’aménagement peut en être une cause.

Une productivité en chute libre : si les projets prennent systématiquement plus de temps qu’avant, ou si les employés travaillent tard le soir pour rattraper leur retard, le problème est structurel.

Des conflits récurrents : tensions entre collègues, plaintes répétées sur le bruit ou le manque d’intimité sont des signaux forts.

Un absentéisme croissant : si les arrêts maladie augmentent, surtout pour des raisons liées au stress ou aux troubles musculo-squelettiques, l’environnement de travail est probablement en cause.

Dans ces cas, une réévaluation complète s’impose, avec plusieurs options :

• Réintroduire des bureaux fermés pour les postes qui en ont besoin.
• Créer des « micro-espaces » : des petites salles vitrées pour 2 à 4 personnes, offrant un compromis entre ouverture et intimité.
• Externaliser certaines équipes : par exemple, placer les développeurs dans un espace dédié, séparé des équipes commerciales.
• Passer à un modèle 100 % flex office avec des espaces réservables selon les besoins.